Wednesday, November 24, 2021

10 lưu ý khi viết nội dung giới thiệu doanh nghiệp

Mình có một thói quen là thường nhìn vào nội dung giới thiệu doanh nghiệp để đánh giá xem doanh nghiệp đó có thực sự coi trọng giao tiếp với khách hàng hay không. Nếu nội dung nói về chính bản thân doanh nghiệp mình mà doanh nghiệp còn hời hợt, qua loa, thì rất nhiều khả năng là doanh nghiệp đó cũng chỉ làm đầy những nội dung khác theo kiểu “cho có”.

Nội dung giới thiệu thường xuất hiện trên website (mục Về chúng tôi), trên facebook (mục Giới thiệu), trên các ấn phẩm phục vụ kinh doanh như company profile, hoặc catalogue, hay hồ sơ thầu, hồ sơ kêu gọi vốn… Những nội dung này sẽ thay doanh nghiệp “nói chuyện” với người đọc, sẽ tạo ra ấn tượng giao tiếp đầu tiên của người đọc với doanh nghiệp.

Vậy như thế nào là nội dung tốt cho mục đích giới thiệu doanh nghiệp? Mình dùng từ “tốt” thay từ “hay” vì khái niệm hay/ dở lại tuỳ thuộc vào cảm tính của mỗi người. Một nội dung giới thiệu doanh nghiệp tốt với mình là phải thoả mãn được tối thiểu 2 tiêu chí đó là khiến cho doanh nghiệp đó nổi bật và đáng tin. Nổi bật ở tầm nhìn, vị thế, sứ mệnh, hoặc chính sản phẩm/ dịch vụ. Đáng tin ở triết lý, ngôn ngữ giao tiếp, dự án thành công, con người… Nổi bật để người nghe, người xem cảm thấy có lý do để nhớ. Đáng tin để đối tác thì hợp tác còn khách hàng thì mua hàng.

Nội dung giới thiệu doanh nghiệp lý tưởng nhất là được viết ra bởi chính những người lãnh đạo của doanh nghiệp đó. Chẳng ai có thể hiểu được linh hồn của doanh nghiệp bằng những người khởi tạo ra chúng. Và cũng chẳng ai có thể hiểu được tầm nhìn của doanh nghiệp bằng những người đang dẫn dắt chúng. Vậy nhưng thực tế thì họ quá bận rộn cho nên những nội dung quan trọng như thế này hay được giao cho những nhân viên cấp dưới. Ngặt nỗi những nhân viên này đôi khi còn chưa kịp thấm nhuần tinh thần của doanh nghiệp, lại phải đi phát ngôn đại diện cho một tổ chức.

Trong thời gian mình viết nội dung cho các doanh nghiệp, hoặc biên tập lại bài của các chủ doanh nghiệp thì mình thấy đa phần các bài đều gặp những lỗi khá giống nhau. Do đó, mình đã tổng hợp lại. Nếu như bạn đang chuẩn bị viết nội dung giới thiệu của doanh nghiệp mình thì tham khảo nhé:

1. XÁC ĐỊNH NGƯỜI ĐỌC LÀ AI?

Xác định người đọc là khách hàng tiềm năng, đối tác, nhà cung ứng, nội bộ nhân viên, cơ quan truyền thông, Chính phủ… là 1 việc quan trọng. Hồ sơ thầu thì nội dung về doanh nghiệp phải hướng đến tiềm lực của doanh nghiệp. Nội dung trên website hay facebook thì phải hướng đến tính ưu việt hướng đến khách hàng hoặc cộng đồng nói chung.

2. CÁCH TIẾP CẬN: NHÓM THÔNG TIN HAY CÂU CHUYỆN?

Với những doanh nghiệp có bề dày lịch sử, thành tích thì có thể lựa chọn cách tiếp cận là khai thác thông tin của doanh nghiệp. Theo hướng này, nội dung sẽ đi vào từng phần nội dung bao gồm: lịch sử, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp, thành tựu (hoặc giải thưởng, khen thưởng), những điểm nổi bật của doanh nghiệp (khác với những doanh nghiệp khác cùng ngành). Với những doanh nghiệp mới thành lập, sản phẩm hoặc dịch vụ hướng đến trải nghiệm và tâm lý người dùng thì có thể lựa chọn cách khác thông qua kể câu chuyện thương hiệu. Vì với cách này thì không cần có mật độ thông tin dày đặc như cách trên, bù lại thì cách này lập tức mang lại ấn tượng hoặc cảm xúc cho người đọc.

3. CẦN XÁC ĐỊNH TRỌNG TÂM CỦA NỘI DUNG

Bạn chỉ có 1 mẩu thông tin “về chúng tôi” để gây ấn tượng và thuyết phục người đọc tin tưởng vào doanh nghiệp của bạn. Nhưng đừng vì thế mà “bày bán” tất cả mọi thứ mà bạn có trên một mặt giấy. Hãy tinh tế để lựa chọn những thông tin mà người đọc cảm thấy có giá trị. Bắt đầu từ việc bạn liệt kê tất cả gạch đầu dòng thông tin bắt buộc phải có. Bước này giúp cho nội dung không đi xa mục tiêu ban đầu của bạn. Kể cả với những người đã viết chắc tay thì dàn ý luôn hỗ trợ mạch tư duy một cách tuyệt vời.

4. NHẤN MẠNH SỐ LIỆU

Số liệu nói lên tiếng nói của nó, điều quan trọng là bạn tạo điều kiện cho số liệu đó được thể hiện như thế nào. Ví dụ dưới đây là 2 cách diễn giải cùng cho một số liệu:

Cách 1: Với hơn 20 năm kinh nghiệm trên thị trường, chúng tôi tự tin với sự am hiểu thị trường nội địa cũng như kiến thức sâu rộng về tất cả các giấy tờ, thủ tục pháp lý liên quan phục vụ cho vận chuyển và xuất khẩu quốc tế.

Cách 2: Hơn 2 thập kỷ phát triển, chúng tôi tự tin thấu hiểu thị trường nội địa đồng thời am tường luật pháp quốc tế.Bạn cảm thấy cách diễn đạt nào nhấn mạnh số liệu hiệu quả hơn?

5. KHÁI QUÁT HOÁ VẤN ĐỀ CŨNG QUAN TRỌNG NHƯ VIỆC CUNG CẤP THÔNG TIN

Cung cấp thông tin là quan trọng, nhưng việc khái quát hoá nó cũng cần thiết không kém. Số liệu 633 kỹ sư và nhà khoa học ngày đêm làm việc cho một thương hiệu về sơn thì nói lên điều gì? Chứng nhận Nhãn Xanh (Green Label) của thương hiệu nói lên điều gì? Sẽ thật tiện cho người đọc khi bạn mang đến luôn cho họ một thông điệp rằng: thương hiệu đó không ngừng đầu tư nghiên cứu khoa học để mang đến sản phẩm sơn không chỉ tốt về mặt công năng mà còn bền vững cho hệ sinh thái tự nhiên. Dĩ nhiên, người đọc sẽ hoàn toàn thiện cảm với một thương hiệu “tử tế” như thế!

6. DOANH NGHIỆP PHẢI TRỞ THÀNH CHUYÊN GIA, HOẶC XỨNG ĐÁNG LÀ LỰA CHỌN HÀNG ĐẦU

Bạn phải thể hiện rằng doanh nghiệp của bạn xứng đáng để được trao cơ hội hợp tác này, hoặc xứng đáng được khách hàng trao cho niềm tin để phục vụ. Hãy thể hiện mình là chuyên gia, thậm chí không cần khẳng định rằng mình là chuyên gia. Nghe có hơi trừu tượng quá không nhỉ?

Thay vì: Tôi là chuyên gia trong lĩnh vực marketing. Các khách hàng của tôi là những thương hiệu hàng đầu tại Việt Nam.

Hãy nói: Tôi chưa bao giờ thừa nhận mình là chuyên gia về marketing, mặc dù đâu đó người ta vẫn định nghĩa chuyên gia là người có 10 năm kinh nghiệm trong một lĩnh vực cụ thể. Tôi chỉ thừa nhận rằng đam mê về marketing đã giúp tôi cơ hội cộng tác lâu dài với những thương hiệu hàng đầu tại Việt Nam về giáo dục, công nghệ…

7. THAY VÌ NÓI NỖ LỰC CỦA DOANH NGHIỆP, HÃY NÓI THÀNH TỰU CỦA DOANH NGHIỆP

Thay vì nói quá trình thì hãy nói điểm đến.

Thay vì: Chúng tôi tự hào khi các sản phẩm của công ty đã được xuất khẩu sang những thị trường khó tính nhất như Nhật Bản, Úc, Mỹ…

Bạn hãy viết: Chúng tôi tự hào khi đã chinh phục thành công những thị trường khó tính nhất thế giới như Nhật Bản, Úc, Mỹ…

8. HẠN CHẾ NHỮNG TỪ SÁO RỖNG

Bạn sẽ thấy gần như bài giới thiệu doanh nghiệp nào cũng nói “chúng tôi là hàng đầu”, nhưng khái niệm “hàng đầu” thực ra lại rất khó nắm bắt. Hàng đầu về sản lượng, hàng đầu về số lượng công nhân, hàng đầu về quy mô nhà máy, công nghệ hoặc máy móc, hàng đầu về chất lượng sản phẩm (được đánh giá bởi tổ chức kiểm định uy tín nào đó)… Vậy, đừng cho người đọc cảm giác bị hoang mang và lẫn lộn trong mê cung xếp hạng “hàng đầu”

Thay vì: Chúng tôi là những doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam cung cấp các loại khóa gia dụng.

Hãy viết: Chúng tôi là doanh nghiệp cung cấp số lượng khóa gia dụng lớn nhất thị trường Việt Nam (số liệu tính đến năm 2020).

9. XÁC ĐỊNH Ý CẦN LÀM NỔI BẬT

Ví dụ: Công ty TNHH Thiên An hiện nay đã có 3 xưởng sản xuất bao bì tự huỷ sinh học với dây chuyền sản xuất nhập khẩu từ Nhật Bản. Các xưởng sản xuất có vị trí tại Bắc Ninh, Mê Linh, Đông Anh và đạt sản lượng 18 triệu m2/năm.

=> Nếu nhấn mạnh hệ thống nhà xưởng:

Hệ sinh thái cơ sở sản xuất của chúng tôi bao gồm 3 nhà xưởng tại Bắc Ninh, Mê Linh, Đông Anh được trang bị dây chuyền nhập khẩu từ Nhật Bản. Tổng sản lượng của cả 3 xưởng là 18 triệu m2/ năm.

=> Nếu nhấn mạnh công nghệ dây chuyền:

Công nghệ sản xuất tiên tiến là một trong những ưu tiên hàng đầu của chúng tôi. Tất cả dây chuyền sản xuất trên hệ thống nhà xưởng tại Bắc Ninh, Mê Linh, Đông Anh đều được nhập khẩu 100% từ Nhật Bản. Công nghệ này đã hỗ trợ đắc lực cho quá trình sản xuất bao bì tự huỷ sinh học của chúng tôi với sản lượng 18 triệu m2/ năm.

10. CHÂN THÀNH

Tự tin nhưng đừng đao búa.

Giới thiệu hùng hồn nhưng đừng khoác lác.

Thiện cảm của người đọc bắt nguồn từ sự chân thành trong ngôn ngữ giao tiếp của doanh nghiệp.

Nội dung giới thiệu doanh nghiệp có thể coi như là “bộ mặt” giao tiếp của doanh nghiệp, vì thế hãy dành sự ưu tiên cần thiết cho nội dung này nhé!

Nếu cảm thấy quá khó để tìm kiếm một giải pháp hợp lý cho nội dung này thì việc lựạ chọn một dịch vụ viết chuyên nghiệp là hợp lý.

Must Read

10 lưu ý khi viết nội dung giới thiệu doanh nghiệp

Mình có một thói quen là thường nhìn vào nội dung giới thiệu doanh nghiệp để đánh giá xem doanh nghiệp đó...

Danh sách các tập Podcast mới nhất của Hạnh Tào Lao

Chia sẻ của Hạnh Tào Lao, có niềm vui khi tào lao về những câu chuyện xoay quanh marketing, nội dung, sáng...

Sự thực về tầm quan trọng của tiếp thị nội dung?

Ai cũng nói rằng tiếp thị nội dung là quan trọng. Mọi người có thể không còn hoài...