Saturday, November 27, 2021

Mình áp dụng phương pháp Pomodoro để tăng năng suất làm việc và sự tập trung như thế nào?

Phương pháp Pomodoro thực sự đã thay đổi thói quen sử dụng thời gian và nâng cao năng suất của mình rất nhiều. Nó không chỉ là phương pháp có thể áp dụng trong viết lách mà còn có thể ứng dụng trong nhiều hoạt động công việc khác nhau.

Phương pháp này được gọi là phương pháp Quả cà chua, vì Pomodoro có nghĩa là quả cà chua (theo cha đẻ của phương pháp này, ông Francesco Cirillo, một CEO công ty phần mềm người Ý). Mình biết đến phương pháp này khi mình học về viết lách và sau khi tìm hiểu về nó nhiều hơn, mình quyết định áp dụng nó trong nhiều công việc khác nhau, không chỉ giới hạn trong công việc.

Nôm na phương pháp này có nghĩa là bạn sử dụng thời gian tập trung trong mỗi 25 phút (được tính là 1 Pomodoro), sau đó bạn nghỉ ngắn trong 5 phút, và tiếp tục 1 Pomodoro mới.

Trước đây, khi chưa áp dụng phương pháp này, mình thường mất nhiều thời gian vào những việc không có chủ đích, như xem video, facebook watch, zalo nhóm… Nó giống như việc bạn đi chợ và có quá nhiều thứ hấp dẫn khiến bạn quên đi những món hàng cần mua ban đầu. Bạn ngó quầy hàng này xem thử xem có gì thú vị hay không, bên cạnh lại cũng có món đồ hay ho mà gần đây bạn đang tìm kiếm, bạn tiếp tục xem thử chúng, cứ thế sự tò mò lặp lại ở mỗi gian hàng mới và cuối cùng bạn mất cả ngày đi chợ nhưng khi thanh toán xong thì bạn vẫn thiếu món đồ cần mua lúc đầu.

Mình cũng hay gặp tình huống là đang viết bài, thì có điện thoại gọi đến, xong có tin nhắn zalo đến, mình vào check và phản hồi, tiếp tục có tin nhắn từ facebook đến, mình vào check và phản hồi, với instagram cũng vậy, và đến khi hết các tin nhắn, mình quay lại viết tiếp bài đang dở dang, mình mất thêm từ 5 đến 10 phút nữa để lấy lại nhịp, và có khi mình mất cả ngày mới có thể hoàn thành được một bài viết.

Nhưng kể từ khi mình áp dụng phương pháp Pomodoro này thì những tình huống như trên giảm đi đáng kể, mình tăng mức độ tập trung và cải thiện đáng kể năng suất làm việc.

Theo phương pháp này thì mỗi khi bạn bắt đầu vào 1 Pomodoro, tức là bạn hoàn toàn tập trung vào một công việc đó, và từ chối mọi xao nhãng bên ngoài. Năng suất công việc nhờ vậy mà được cải thiện đáng kể!

Thông thường với mỗi một Pomodoro thì có những bước sau:

Mình áp dụng quy trình tương tự với 4 bước lớn như sau:

1. Lên danh sách

Vào buổi sáng, trước khi bắt đầu làm việc, mình dọn dẹp bàn làm việc, và ghi chú những việc cần làm, liệt kê thứ tự công việc ưu tiên trong ngày. Mình có 2 cách ghi, vào buổi tối của ngày hôm trước, mình sẽ ghi những việc cần làm ra một tờ giấy note, nhớ ra việc gì cần làm là mình sẽ ghi chú luôn để tránh quên. Vào sáng ngày hôm sau, những việc quan trọng nhất mình sẽ nhập vào phần mềm mình đang dùng là Focus To Do (trên IOS), mình ưu tiên làm 3-4 công việc cần thiết nhất trong ngày.

Ngoài Focus To Do thì còn rất nhiều ứng dụng phát triển từ phương pháp Pomodoro trên điện thoại hoặc máy tính, bạn tìm thử xem nhé! Mình cũng thấy trên Shopee bán những đồng hồ quả trứng hoặc quả cà chua để thực hành phương pháp này. Tuy nhiên, mình không lựa chọn sử dụng đồng hồ trứng hoặc đồng hồ cà chua vì mình không thích tiếng ồn phát ra từ những đồng hồ này, và mình có xu hướng theo chủ nghĩa tối giản, hạn chế đồ đạc, nếu điện thoại có chức năng tương tự thì với mình thế là đủ.

2. Set Pomodoro

Với mỗi Pomodoro tương ứng 25 phút, bạn có thể áng chừng công việc của mình chiếm khoảng bao nhiêu Pomodoro. Chẳng hạn, viết một bài Facebook mình mất chưa đến 1 Pomodoro nhưng để viết 1 bài PR nghiên cứu sâu thì mình cần đến 2 hoặc thậm chí 3 Pomodoro.

Đôi khi bạn sẽ bối rối vì không biết thời gian dự kiến của công việc nào đó chiếm bao nhiêu thời gian, đặc biệt là những công việc theo nhóm hoặc bị phụ thuộc vào nhiều yếu tố bên ngoài. Đừng lo, bạn cứ áng chừng một khoảng thời gian dự kiến, để bạn có thể lên kế hoạch được cho các công việc còn lại trong ngày. Việc lên kế hoạch luôn cần điều chỉnh để tối ưu hơn!

Khi mình thiết lập xong xuôi nhiệm vụ cần hoàn thiện trong ngày, mình sẽ bắt đầu làm việc với những công việc ưu tiên trước. Mình sẽ nhấn nút “Bắt đầu” ngay khi gõ những dòng chữ đầu tiên. Khi mình làm vậy, mình có cảm giác đang chịu một áp lực thôi thúc mình phải làm nhanh và tập trung một cách tuyệt đối.

Nếu bạn vẫn cảm thấy thời gian đếm ngược chưa phải là áp lực đủ lớn để buộc mình phải tập trung, thì bạn hãy tắt các thiết bị gây xao nhãng như thông báo từ facebook, instagram, zalo, telegram, hoặc các thông báo từ các ứng dụng mua sắm đi nhé!

3. Kết thúc mỗi Pomodoro

Khi chuông báo kết thúc 1 Pomodoro, tùy vào công việc của bạn mà bạn quyết định gia hạn cho nó thêm thời gian hay không hoặc là dừng lại và chuyển sang một công việc khác theo đúng kế hoạch được đưa ra từ đầu.

Ví dụ, nếu như khi kết thúc 1 Pomodoro mà mình gần hoàn tất một bài viết thì mình sẽ nghỉ ngắn 5 phút, và sau đó gia hạn thêm 10 phút để chỉnh sửa cho bài viết hoàn chỉnh. Làm như vậy, mình sẽ đóng gói được công việc này và không còn bận tâm về nó nữa.

Tuy nhiên, nếu nhiệm vụ của 1 Pomodoro đó là đọc sách, và phần nội dung còn lại tương đối dài, thì khi hết một 1 Pomodoro, mình sẽ dừng lại để chuyển sang một nhiệm vụ mới.

Như vậy, tùy mức độ khẩn cấp và tính chất của nhiệm vụ mà mình sẽ hoàn tất ngay trong ngày, hoặc để nó lại và hoàn thành nó vào ngày tiếp theo.

4. Nghỉ ngơi

Sau 25 phút tập trung, mình dành một chút thời gian để nghe nhạc, uống nước, tô màu, hoặc tưới cây, những hoạt động thư giãn nhẹ.

Sau chừng 3 đến 4 Pomodoro của buổi sáng hoặc buổi chiều thì mình nghỉ dài. Mình có thể ăn cơm, chơi cùng con, giải trí, kiểm tra mạng xã hội…

Đây là cách mà mình đã áp dụng phương pháp Pomodoro để tăng năng suất làm việc và sự tập trung. Thành quả dễ nhìn thấy nhất với mình đó là bài viết này, hơn 1300 chữ, mình sản xuất trong 1 Pomodoro, cộng thêm 1 Pomodoro cho việc chỉnh sửa và làm hình ảnh, xuất bản trên website của mình. Như vậy, chưa đến 1 giờ, mình đã hoàn chỉnh một bài viết, thay vì cả một buổi sáng như trước đây, khi mà mình chưa áp dụng phương pháp này.

Mình hy vọng bài viết này hữu ích với những bạn còn đang gặp lúng túng trong việc tập trung để tăng năng suất. Dĩ nhiên, với công việc của mình là một freelancer thì phương pháp này hoàn toàn phù hợp, vì mình chủ động công việc và chủ động được thời gian. Tuy nhiên, với những bạn phải làm việc teamwork thì mình nghĩ đây vẫn là gợi ý tốt để các bạn vận dụng sáng tạo, nhằm tối ưu hoá quá trình làm việc.

Chúc bạn luôn vui và tận hưởng với công việc của mình!

Must Read

10 lưu ý khi viết nội dung giới thiệu doanh nghiệp

Mình có một thói quen là thường nhìn vào nội dung giới thiệu doanh nghiệp để đánh giá xem doanh nghiệp đó...

Danh sách các tập Podcast mới nhất của Hạnh Tào Lao

Chia sẻ của Hạnh Tào Lao, có niềm vui khi tào lao về những câu chuyện xoay quanh marketing, nội dung, sáng...

Sự thực về tầm quan trọng của tiếp thị nội dung?

Ai cũng nói rằng tiếp thị nội dung là quan trọng. Mọi người có thể không còn hoài...